eKomm – Der elektronische Behördenbriefkasten

Eingehende Geschäfte einer Behörde müssen, zum einen um dem Bedürfnis der BürgerInnen nachzukommen, zum anderen um der geänderten Gesetzgebung zu entsprechen, in elektronischer Form entgegen genommen werden können. Aus der Sicht der BürgerInnen muss der elektronische Eingabeweg einfach, schnell und praktisch sein. Einen E-Mail Eingang anzubieten, ist ein nahe liegender Ansatz.

Ein formloser E-Mail Eingang ist jedoch nicht für alle Geschäfte möglich und sinnvoll, da die Prüfung der eingegangenen elektronischen Dokumente, deren Archivierung und die Zustellung elektronischer Eingangsbestätigungen manuell erfolgen müssten.

Die Eingangsprüfung der elektronischen Dokumente ist ein aufwändiger Prozess. Es gilt zu prüfen, ob es sich allenfalls um unerwünschte Zusendungen handelt (SPAM), ob Schadprogramme (Viren, Würmer, \u2026) enthalten sind, ob nur akzeptierte Dateiformate (PDF: ja; BMP: nein) eingereicht wurden und ob allfällig erforderliche digitale Signaturen vorhanden und korrekt sind.

Der Aufwand für eine manuelle Archivierung ist ebenfalls nicht zu unterschätzen, da die eingegangenen E-Mails u.U. in ein für das Archivierungssystem geeignetes Format gewandet werden müssen.

Es muss sichergestellt werden, dass der Eingang eines Geschäftes zeitnah und u.U. rechtsverbindlich bestätigt wird (vgl. Entwurf der Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren). Die Zustellung elektronischer Eingangsbestätigungen stellt eine besondere Anforderung dar, die sich manuell nicht realisieren lässt.

Der Vorreiter

Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum (IGE) hat auf Anfang Juli 2010 die elektronische rechtsverbindliche Eingabe per E-Mail eingeführt. Alle Nutzer von Schutzrechtssystemen können bis auf wenige dokumentierte Ausnahmen für alle Verfahren im Patent-, Marken- und Design-Bereich ihre Anträge und Antworten mit E-Mail rechtlich verbindlich einreichen.

Um seinen Kunden diesen Mehrwert bieten zu können, hat das IGE 2008 die Konzeption und Entwicklung einer Open Source Softwarelösung in Auftrag gegeben. Das von Glue Software Engineering AG realisierte System steht seit Anfang 2010 kosten- und lizenzfrei zur Verfügung.

Eingangsprüfung

eKomm nimmt eine Eingangsprüfung der E-Mails vor und protokolliert dabei die einzelnen Prüfschritte. Fällt eine eingegangene E-Mail bei der Eingangsprüfung durch, so wird der Absender durch eKomm eine entsprechende Fehlermeldung zugeschickt.

Das System geht bei der Eingangsprüfung wie folgt vor

• E-Mails mit Schadprogrammen werden von eKomm sofort zurückgewiesen.
• von eKomm als SPAM verdächtigte E-Mail wird in einen Zwischenspeicher gelegt. Der Absender muss seine E-Mail manuell aus dem Zwischenspeicher freigegeben und in die Verarbeitungskette von eKomm einspeisen. Um den Missbrauch zu vermeiden, ist die Freischaltung von E-Mail durch ein CAPTCHA gesichert.
• Der Absender einer freigeschalteten E-Mail wird automatisch in eine so genannte Whitelist aufgenommen, damit nachfolgende E-Mails des gleichen Absenders nicht mehr als SPAM klassiert werden.
• eKomm überprüft, ob die E-Mail an einen dafür vorgesehenen Empfänger adressiert ist. Ãœberprüfung der Adresse des Empfängers kann gegen eine Liste in der Konfiguration oder durch eine LDAP-Abfrage erfolgen.
• Eine allenfalls vorhandene E-Mail Signatur (S/MIME) wird geprüft. Falls die Signatur nicht gültig ist, wird die E-Mail zurückgewiesen.
• eKomm entschlüsselt an vorgesehene Empfänger adressierte E-Mail, damit sich diese nicht darum kümmern müssen.
• eKomm überprüft den Inhalt allfälliger Anhänge, um sicherzustellen, dass nur unterstützte Dateiformate akzeptiert werden. Nicht unterstützte Formate führen zu einer Ablehnung der E-Mail.

Weiterverarbeitung

Der Eingang einer E-Mail, welche in der Weiterverarbeitung landet, wird durch eKomm mit einer digital signierten und mit Zeitstempel versehenen Quittung bestätigt.

Anschliessend werden die E-Mails in einem Archiv abgelegt. eKomm bietet selbst kein eigenes Archivierungssystem an, sondern nutzt seinerseits mit dem Open Source Produkt MailArchiva eine praxiserprobte Lösung. Da eine standardisierte Schnittstelle genutzt wird, lassen sich andere Archivierlösungen mit eKomm integrieren.

Nach erfolgreich bestandener Eingangsprüfung und Archivierung werden die eingegangenen E-Mails an den internen Mailserver der Behörde weitergeleitet. Da auch hier eine standardisierte Schnittstelle verwendet wird, lassen sich sowohl kommerzielle (z.B. Microsoft Exchange) als auch Open Source Mailserver integrieren.



Weitere Informationen: www.ekomm.ch
Pressemitteilung des IGE:
https://www.ige.ch/de/marken/news/news-ansicht/news/einfach-schnell-und-praktisch-das-eidgenoessische-institut-fuer-geistiges-eigentum-ige-fuehrt/155.html